Cách để Viết thư xác nhận

Thư xác nhận được dùng để trao đổi khi cần xác nhận thông tin, chẳng hạn như xác nhận một thỏa thuận miệng, thời gian cuộc hẹn và phỏng vấn việc làm. Thư có thể dùng để xác nhận cuộc hẹn, phản hồi về lời mời, xác nhận khi nhận được đồ vật hay dịch vụ nào đó hoặc đồng ý với việc sắp xếp cho chuyến đi. Thư xác nhận thường ngắn gọn và rất dễ viết theo một mẫu đơn giản.

Phần 1 trong 2: Viết thư xác nhậnSửa đổi

  1. 1
    Dùng giấy có in sẵn logo công ty (letterhead). Thư xác nhận nên được viết trên giấy có in sẵn logo công ty nếu nội dung liên quan đến việc kinh doanh. Việc này sẽ làm cho lá thư trở nên trang trọng và là văn bản chính thức của công ty. Tiếp theo, ngay phía trên phần lời chào, bạn nên ghi tên đầy đủ và địa chỉ của người nhận thư, trong đó bao gồm tên của người nhận thư, chức vụ, phòng ban hoặc tên công ty mà họ công tác (nếu có) và địa chỉ công ty.
    • Nếu thư viết về vấn đề cá nhân hoặc cá nhân bạn gửi cho một công ty thì bạn vẫn nên trình bày đúng theo hình thức thương mại. Viết địa chỉ của bạn và ngày tháng ở lề trái hoặc bạn có thể canh dọc theo lề phải. Cách một dòng, sau đó viết địa chỉ người nhận ở lề bên trái.[1]
  2. 2
    Bắt đầu lá thư với lời chào phù hợp. Khi gửi thư xác nhận, bạn nên dùng lời chào thích hợp cùng với tên và chức vụ của người nhận. Mẫu lời chào thông thường sẽ là Dear Mr./Mrs./Ms./Dr. (Kính gửi Ông/Bà/Cô/Giáo sư) cùng với họ của người nhận (nếu là người nước ngoài) và tên (nếu là người Việt Nam).
    • Đừng gọi ai đó là Mrs. (Bà - dành cho phụ nữ đã kết hôn) trừ khi bạn biết họ đã kết hôn.
    • Nếu viết một lá thư xác nhận mang tính cá nhân thông thường thì bạn có thể chỉ dùng tên của người nhận.
  3. 3
    Xác nhận thông tin của vấn đề đã thỏa thuận ở đoạn đầu tiên. Đề cập rõ vấn đề ngay trong thư xác nhận. Bạn không cần phải giới thiệu hoặc dùng những câu trao đổi lịch sự. Thay vào đó, ghi rõ những việc cụ thể mà bạn cần xác nhận ngay trong đoạn đầu tiên. Bạn sẽ cần viết rõ ngày, thời gian và địa điểm. Hãy trình bày thông tin thật cụ thể.
    • Một số cách phổ biến để bắt đầu là I am writing to confirm…. (Tôi viết thư này để xác nhận…), I would like to confirm…. (Tôi muốn xác nhận…) hoặc This letter is to confirm... (Lá thư này được viết để xác nhận…).[2]
    • Nếu bạn gửi thư xác nhận đã nhận được đồ vật gì đó thì nên viết rõ trong đoạn đầu tiên. Hãy trình bày cụ thể đó là vật gì, số lượng bao nhiêu và mã đặt hàng. Bạn có thể bắt đầu đoạn văn bằng câu: I am happy to confirm (Tôi vui mừng xác nhận…) or I was pleased to receive (Tôi rất vui khi nhận được…).
  4. 4
    Đề cập các chi tiết khác. Bạn có thể đề cập các chi tiết liên quan khác trong cùng một đoạn hoặc viết ngắn gọn trong đoạn văn thứ hai. Nội dung ở đây bao gồm thỏa thuận tiền bạc, điều khoản hoặc bất kỳ thứ gì cần được xác nhận. Ngoài ra, các chi tiết này có thể là trách nhiệm đối với công việc cụ thể hoặc công việc tồn đọng cần được hoàn thiện.
    • Bạn nên nhắc lại điều khoản đã thỏa thuận để chắc chắn không có sự hiểu nhầm đối với những việc đã thống nhất trước đó. Việc lặp lại điều khoản đã thỏa thuận cũng giúp bạn làm rõ mong đợi của người khác đối với bạn.
    • Nếu bạn yêu cầu ai đó đảm trách công việc, hãy đề nghị họ xác nhận đồng ý với những gì đã được thỏa thuận. Bạn có thể nói rõ yêu cầu xác nhận bằng văn bản, qua điện thoại hoặc email.
    • Thư xác nhận không chỉ để xác nhận cuộc hẹn, thỏa thuận hoặc nhận được thứ gì đó từ cả hai phía mà còn được dùng như một văn bản lưu trữ. Thư xác nhận là văn bản được dùng như bằng chứng trao đổi giữa hai phía. Đây là văn bản bảo vệ các bên khi xảy ra vấn đề hoặc tranh chấp.[3]
  5. 5
    Yêu cầu trao đổi thêm nếu cần. Đoạn cuối nên có một dòng nói rõ người nhận thư có thể liên hệ với bạn khi cần. Cho họ biết nếu có các vấn đề như cần xác minh, hiểu nhầm hoặc rắc rối thì họ có thể liên hệ với bạn.
    • Nội dung đó có thể viết như sau: Please inform me if you need additional information... (Vui lòng cho tôi biết nếu ông (bà) cần thêm thông tin…) hoặc Please respond if you need to add... (Vui lòng phản hồi nếu ông (bà) cần bổ sung…).[4]
  6. 6
    Kết thúc lá thư bằng lời cảm ơn dành cho người nhận. Bạn nên nhớ kết thúc lá thư đúng cách. Dùng các cụm từ như Thank you (Cảm ơn), Sincerely/Regards/Respectfully (Trân trọng). Gõ tên của bạn ở bên dưới và ký tên ngay phía trên. Dùng tên đầy đủ đối với thư thương mại.
    Advertisement

Phần 2 trong 2: Đọc và sửa thư xác nhậnSửa đổi

  1. 1
    Đọc và sửa thư xác nhận. Trước khi gửi bất kỳ văn bản trang trọng nào, kể cả là về vấn đề cá nhân, bạn vẫn nên đọc và sửa thư. Việc này cực kỳ quan trọng nếu thư có nội dung liên quan đến thỏa thuận kinh doanh. Hãy xem và sửa các lỗi chính tả, thiếu từ, sai ngữ pháp, dấu câu hoặc các vấn đề về khác về mặt chữ viết.
    • Việc gửi lá thư được trau chuốt kỹ sẽ cho thấy bạn là một người có trách nhiệm, chuyên nghiệp và tỉ mỉ.
  2. 2
    Dùng loại giấy phù hợp với máy in tốt. Khi in thư kinh doanh, bạn nên dùng giấy của công ty có sẵn logo. Nếu thư của bạn không liên quan đến kinh doanh và bạn không có đầy đủ văn phòng phẩm thì chỉ cần in thư trên giấy chuẩn. Đảm bảo in thư bằng máy in hoạt động tốt và không bị hết mực trong khi in.
    • Luôn luôn in thư xác nhận ra giấy nếu bạn không gửi email. Bạn không nên viết tay các lá thư thương mại.
  3. 3
    Dùng phông chữ và lề chuẩn. Khi viết bất kỳ lá thư trang trọng nào, bạn nên dùng phông chữ chuẩn như Times New Roman hoặc Arial. Phông chữ nên có kích cỡ 12 và không được in đậm, in nghiêng hoặc gạch dưới. Phần lề sẽ cách mỗi mép giấy khoảng 2,5cm.
    • Với các lá thư trang trọng như thư xác nhận, bạn nên dùng định dạng khối. Có nghĩa là thư sẽ được định dạng cách dòng đơn, các đoạn sẽ cách nhau một dòng và dòng đầu tiên không thụt vào trong.
  4. 4
    Viết ngắn gọn và rõ vấn đề. Thư xác nhận thường ngắn. Bạn không nên viết thư dài và tránh từ ngữ, cụm từ lẫn thông tin không cần thiết.[5] Nội dung của thư chỉ viết bám sát vào chi tiết mà bạn muốn xác nhận.
  5. 5
    Giữ ngôn ngữ kinh doanh. Vì hầu hết các thư xác nhận đều ngắn gọn nên có ngôn ngữ rất trang trọng và không mang tính cá nhân. Việc này làm cho nội dung tập trung vào chi tiết được xác nhận và giảm bớt phần trao đổi lịch sự không cần thiết.[6]
    • Nếu viết thư xác nhận mang tính cá nhân như gửi cho người quen hoặc người có mối quan hệ tương đối thân thiết, bạn có thể viết một cách thân mật. Tuy nhiên, nếu không chắc nên viết thế nào, bạn nên viết thư theo kiểu trang trọng.
    • Mặc dù bạn muốn viết thư kiểu trang trọng nhưng vẫn có thể thêm sự cảm kích hoặc nhiệt tình. Ví dụ, nếu được xếp lịch hẹn phỏng vấn việc làm, bạn có thể trả lời như sau I appreciate this opportunity to interview for the position... (Tôi rất cảm kích vì có cơ hội đến phỏng vấn cho vị trí này…) hoặc I am really looking forward to interviewing for the position... (Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn cho vị trí này…).
  6. 6
    Biết khi nào nên gửi thư xác nhận. Có rất nhiều lý do tại sao bạn phải gửi thư xác nhận. Chẳng hạn như xác nhận ngày họp, cuộc họp, phỏng vấn, hội thảo hoặc các sự kiện khác là lý do phổ biến mà mọi người cần gửi thư xác nhận việc gặp gỡ. Ngoài ra, một số tình huống khác mà bạn sẽ phải gửi thư xác nhận gồm có:
    • Mời làm việc
    • Chấp nhận việc làm
    • Xác nhận đơn hàng
    • Xác nhận tình trạng việc làm
    • Kế hoạch cho chuyến du lịch
    • Ủy quyền cho ai đó
    • Sự tham dự[7]
    Advertisement

    Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

    Không