Cách để Viết thư bày tỏ nguyện vọng

Hẳn bạn đã từng nghe đến thư trình bày nguyện vọng hay EOI (Expression of Interest) trong hầu hết các bản thư tín thương mại. Đây là một phương thức để bạn bày tỏ nguyện vọng với nhà tuyển dụng cũng như thể hiện những điểm nổi trội của bản thân sao cho phù hợp với vị trí công việc. Nếu bạn quan tâm đến một lá thư ngỏ xin cấp thị thực, hãy tìm hiểu các bài viết khác trong cùng chuyên mục.

Phương pháp 1 trong 3:
Lập dàn ý cho thư trình bày nguyện vọng
Sửa đổi

  1. 1
    Xem kỹ những kỹ năng và kinh nghiệm đã có. Trước khi lập dàn ý, hãy dành một ít thời gian để viết ra kinh nghiệm làm việc bạn đã có được trong lĩnh vực liên quan cũng như những kỹ năng đáp ứng yêu cầu của nhà tuyển dụng. Đừng lãng phí thời gian cho các kỹ năng hoặc kinh nghiệm không phù hợp với vị trí ứng tuyển vì bạn đang chứng minh mình là ứng cử viên sáng giá cho công việc này chứ không phải bất kỳ công việc nào khác.
    • Giả sử bạn đang ứng tuyển vị trí công nghệ thông tin cho một cơ quan chính phủ. Nếu bạn từng có kinh nghiệm ở các vị trí liên quan đến máy tính/công nghệ, bạn nên ghi rõ điều này. Bạn không nên đưa ra các yếu tố không liên quan như kinh nghiệm quý giá khi làm việc trên sà lan câu cá vào mùa hè. Ngoài ra, hãy thêm những kỹ năng cá nhân hỗ trợ cho công việc, chẳng hạn như kiến ​​thức về ngôn ngữ lập trình cơ bản.
  2. 2
    Lựa chọn một "chủ đề" chính cho EOI. Một bức thư bày tỏ nguyện vọng cần phải rõ ràng và súc tích nhất có thể.[1] Để duy trì sự ngắn gọn cho EOI, bạn có thể tóm tắt lại chủ đề của EOI thành một câu đơn (tương tự như cách bạn viết bài luận ở trường). Nghe có vẻ hơi thiếu tế nhị khi viết: "Tôi muốn lá thư này giúp tôi có một công việc", bạn hãy tập trung vào ý nghĩa công việc này đối với cá nhân và sự nghiệp, đồng thời chỉ ra điểm nổi trội hơn người khác của bạn trong vị trí này.
    • Chẳng hạn, trong ví dụ về vị trí công nghệ thông tin, bạn có thể lược bớt mục đích trong EOI như sau: "Mục đích của bức thư này là để chứng minh tôi có thể sử dụng các kỹ năng và kinh nghiệm cá nhân để đáp ứng những yêu cầu khắt khe trong công việc công nghệ thông tin". Bạn nên tránh những câu văn thiếu trang trọng như "Mục đích của bức thư là để chứng minh tôi là người giỏi nhất và tôi nên có được công việc này."
  3. 3
    Xác định chính xác lý do bạn muốn công việc này. Về mặt lý thuyết, một số ứng viên có thể có nhiều sự lựa chọn khác nhau. Tương tự trong EOI, bạn nên bày tỏ với nhà tuyển dụng tại sao bạn phù hợp với công việc cũng như tại sao công việc này phù hợp với bạn, điều gì hấp dẫn bạn ở công việc này? Tính tương thích của công việc này với mục tiêu cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp của bạn? Các nhà tuyển dụng thường muốn nghe lý do tại sao công việc của họ lại hấp dẫn bạn hơn những công việc khác vì đây là dịp để thể hiện sự trung thành của bạn ngay từ đầu.
    • Không nên quá thẳng thắn, nhưng cũng đừng hoàn toàn không trung thực. Chẳng hạn, nếu bạn kiếm việc chủ yếu vì tiền, tránh nói thẳng điều này bởi vì hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ do dự khi thuê một người không trung thành với bất kỳ điều gì ngoài tiền lương. Thay vào đó, hãy thử tập trung vào những điều thú vị trong công việc, ngay cả khi chúng là thứ yếu như giờ giấc linh hoạt, trải nghiệm quý giá hay những cơ hội bạn sẽ có trong vị trí này, v.v.
    • Ví dụ, nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí công nghệ thông tin của một cơ quan chính phủ được đề cập ở trên, bạn có thể nói về cơ hội được sử dụng các kỹ năng để phục vụ cho lợi ích cộng đồng khi làm việc với chính phủ. Đừng nói "Tôi muốn công việc này vì tiền lương và các phúc lợi hấp dẫn."
  4. 4
    Giải thích lý do nên lựa chọn bạn mà không phải những ứng viên khác. Hãy chứng minh với nhà tuyển dụng tiềm năng rằng bạn là lựa chọn phù hợp nhất trong số tất cả những người ứng tuyển vị trí này. Bạn nên dành thời gian suy nghĩ về những điểm khiến bạn vượt trội hơn so với một ứng viên có kinh nghiệm giống bạn. Hãy nghĩ về những điều hữu ích mà bạn sẽ mang lại cho vị trí này. Một số điều có thể kể đến như:
    • Tính cách của bạn. Một số người đủ tiêu chuẩn ở một vị trí nhất định nhưng lại không được nhận việc chỉ vì họ không "phù hợp" với nơi làm việc. Chẳng hạn, giao tiếp cởi mở là tính cách bắt buộc trong ngành bán lẻ.
    • Tính sẵn sàng. Các công việc khác nhau sẽ đòi hỏi các cam kết về giờ giấc khác nhau, một số quy định theo giờ hành chính, số khác lại làm việc theo ca hay làm việc vào buổi tối hoặc cuối tuần.
    • Con đường sự nghiệp. Nhà tuyển dụng thường lựa chọn những người chuyển việc hợp lý, nói cách khác, các nhà tuyển dụng sẽ loại bỏ những ứng viên thường xuyên nhảy việc vì họ không chắc chắn những người này sẽ gắn bó với công việc trong bao lâu.
    Advertisement

Phương pháp 2 trong 3:
Viết thư bày tỏ nguyện vọng
Sửa đổi

  1. 1
    Mở màn với một lời chào trang trọng. Thư bày tỏ nguyện vọng là hình thức văn bản trang trọng, vì vậy bạn nên sử dụng giọng văn trang nghiêm ngay từ đầu. Ví dụ, ngay cả lời chào ("Kính gửi" ở đầu thư) cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo tính chính xác về mặt hình thức. Trong trường hợp này, tốt nhất bạn nên gửi thư đến đích danh người phụ trách đánh giá ứng viên, thường là trưởng phòng hoặc giám đốc nhân sự, với một lời chào đầu thư "Kính gửi Ông/Bà. (Họ Tên),". Nếu bạn không biết người này là ai, hãy gọi cho công ty/tổ chức để hỏi hoặc ghi là "Kính gửi Ban tuyển dụng,".
    • Bạn cũng có thể bắt đầu với một tiêu đề và bỏ toàn bộ lời chào.[2]
    • Lưu ý rằng hầu hết các loại thư tín thương mại hiện nay đều khuyên bạn không nên sử dụng "To Whom It May Concern" (Gửi người có liên quan), vì điều này có thể được hiểu là thiếu đích danh hoặc thiếu tôn trọng.[3]
  2. 2
    Giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Đừng lãng phí thời gian sau lời chào đầu thư, hãy giới thiệu ngay thông tin về bạn, lý lịch và lý do viết thư của bạn. Đoạn văn giới thiệu thường có độ dài không quá một vài câu. Hãy nhớ rằng, đội ngũ tuyển dụng có thể phải đọc hàng tá EOI, vì vậy nếu họ nhanh chóng biết bạn là ai, họ sẽ hiểu được những thông tin quan trọng như: lịch sử công việc, kỹ năng, tính cách của bạn, vân vân.
    • Ví dụ, nếu bạn nộp đơn cho vị trí công nghệ thông tin của chính phủ được đề cập ở trên, phần giới thiệu sau đây sẽ cho bạn biết bạn là ai và lý do bạn viết thư chỉ trong ba câu:
      "Tên tôi là Minh Quang. Tôi viết thư này để ứng tuyển cho vị trí chuyên viên công nghệ thông tin" được đăng trên trang web của quý công ty. Là một chuyên gia kỳ cựu trong ngành công nghệ thông tin với hơn mười năm kinh nghiệm và có niềm đam mê trong công việc, tôi tin mình sẽ phù hợp ở vị trí này."
  3. 3
    Giải thích quá trình công tác và khả năng đáp ứng công việc. Sau đó, chuyển đến trình độ chuyên môn trong công việc. Hãy bắt đầu với quá trình công tác ấn tượng của mình. Bạn không cần viết chi tiết như trong sơ yếu lý lịch; hãy nêu lên một vài điều như, "Trong năm năm làm việc tại Công ty X với vai trò quản lý", thay vì liệt kê trình tự từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc và các nhiệm vụ cụ thể như bản sơ yếu lý lịch. Thường thì bạn nên cố gắng tóm lược mọi thứ trong phạm vi một đoạn văn ngắn.
    • Nếu bạn không có quá trình công tác liên quan (chẳng hạn như khi bạn ứng tuyển vào một vị trí khởi điểm), đừng lo lắng. Thay vào đó hãy tập trung vào các kỹ năng, tính cách, đạo đức nghề nghiệp và các hoạt động bạn từng tham gia có thể mang lại lợi thế cho bạn. Ví dụ: nếu bạn đang ứng tuyển công việc đầu tiên của mình ở vị trí đầu bếp bộ phận tại một nhà hàng địa phương, bạn có thể mô tả trình độ ẩm thực của mình (bao gồm các lớp học nấu ăn hoặc trường dạy nấu ăn) cũng như công việc không liên quan đến nấu ăn bạn đã làm trong nhà hàng (như phục vụ, tiếp đón, v.v).
  4. 4
    Liệt kê các kỹ năng liên quan. Kinh nghiệm làm việc của bạn không phải là tất cả, đôi khi, các kỹ năng có giá trị chuyên môn cao sẽ giúp bạn trở thành một ứng cử viên sáng giá hơn nhiều so với khoảng thời gian làm việc ở các vị trí liên quan. Bạn nên đề cập đến những kiến ​​thức chuyên môn hoặc sở trường để nêu bật vai trò của mình. Bạn có thể liệt kê nhiều điều, bên dưới chỉ là một vài ví dụ để bạn tham khảo:
    • Kỹ năng ngôn ngữ. Sẽ là một điểm cộng lớn cho bạn khi nộp đơn vào các tổ chức quốc tế nếu bạn có thể thông thạo hoặc giao tiếp bằng ngôn ngữ khác.
    • Kỹ năng công nghệ. Bạn có kiến ​​thức lập trình cơ bản? Bạn có phải là bậc thầy về Excel không? Bạn có biết thiết kế web? Các công ty công nghệ và khởi nghiệp thường đòi hỏi những kỹ năng này.
    • Chứng nhận chuyên môn. Bạn đã được cấp phép vận hành xe nâng? Hàn? Lái xe bán tải? Quản lý thực phẩm? Các loại chứng chỉ là rất cần thiết đối với những công việc lao động lành nghề.
  5. 5
    Giải thích lý do vì sao bạn là một lựa chọn tuyệt vời. Gần cuối thư, bạn nên dành một vài câu để nói về lý do tại sao bạn là người phù hợp với công việc. Trừ khi bạn đã biết rõ về văn hóa tại công ty hoặc tổ chức mà bạn ứng tuyển, bạn không nên khẳng định mình là một mảnh ghép hoàn hảo về văn hóa hoặc có thể lập tức trở thành người bạn tốt nhất của mọi người. Thay vào đó, hãy tập trung vào những đặc điểm chứng minh mình là một nhân viên có giá trị. Bạn có thể sử dụng những đặc điểm bên dưới:
    • Tính cách. Bạn có phải là người thân thiện và trung thực? Bạn có mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp cũ hay không? Nhà tuyển dụng thường tuyển những người có kỹ năng làm việc nhóm tốt bởi họ sẽ giữ thái độ tích cực cũng như luôn giữ vững nhuệ khí trong công việc.
    • Khả năng giao tiếp. Bạn có phải là người sôi nổi, hướng ngoại không? Hay bạn là một người ôn hòa, hướng nội? Thói quen tương tác với mọi người có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu suất công việc, vì tùy theo tính chất mà một công việc có thể đòi hỏi ứng viên phải khéo miệng hoặc không.
    • Mục tiêu và đam mê. Bạn có thích công việc này? Liệu công việc này có thể giúp bạn đạt được những thành tựu như mơ ước? Các nhà tuyển dụng thường chọn những cá nhân có động lực mạnh mẽ để đảm nhận công việc.
  6. 6
    Kết thư lịch thiệp nhưng ngắn gọn. Sau khi trình bày tất cả những điều cần thiết để chứng minh mình là một ứng viên phù hợp với đầy đủ tố chất, hãy kết thúc bức thư ngắn gọn nhất có thể trong khi vẫn duy trì tính trang trọng. Đừng lãng phí thời gian để viết lời kết dài lê thê hay đầy xúc cảm; vì nhà tuyển dụng tiềm năng có thể sẽ khó chịu với những đoạn kết quá dài hoặc những lời hoa mỹ của bạn.
    • Chẳng hạn, trong ví dụ về vị trí công nghệ thông tin được đề cập ở trên, chúng ta có thể kết luận như sau:
      "Xin vui lòng liên hệ với tôi qua điện thoại hoặc email tại (thông tin liên hệ). Rất mong nhận được hồi đáp từ phía ông/bà! Cảm ơn ông/bà đã dành thời gian xem qua lá thư này.
      Trân trọng,
      Minh Quang"
    Advertisement

Phương pháp 3 trong 3:
Hoàn thành thư bày tỏ nguyện vọng
Sửa đổi

  1. 1
    Đọc lại và loại bỏ những nội dung không cần thiết. Một bức thư bày tỏ nguyện vọng phải thật súc tích và cô đọng. Bạn cần phải rất quyết đoán trong quá trình chỉnh sửa để có được một bức EOI hoàn chỉnh. Sau khi hoàn thành bản nháp đầu tiên của mình, hãy tranh thủ đọc lại ít nhất một lần để tìm ra những nội dung dư thừa. Hãy rút ngắn câu văn nếu bạn thấy nó dài hơn mức cần thiết. Hãy thay thế những từ phức tạp bằng những từ dễ hiểu hơn. EOI là một dạng văn bản chức năng, và đây không phải là cơ hội để bạn thể hiện khả năng viết lách của mình, vì vậy hãy viết sao cho thật đơn giản.
    • Nếu có nhiều thời gian, sau khi hoàn thành EOI, bạn nên tranh thủ nghỉ ngơi và sau đó hãy bắt đầu hiệu đính. Bạn nên làm việc này vì nó cho phép bạn có thời gian nghỉ "xả hơi" giữa hiệp sau khi viết, cũng như giúp bạn dễ dàng phát hiện ra những lỗi sai.[4]
  2. 2
    Duy trì giọng văn trang trọng. EOIs nên luôn luôn được viết với giọng văn trang trọng, chỉnh chu theo đúng yêu cầu của thư tín thương mại. Tránh sử dụng tiếng lóng, các từ thông tục hoặc hài hước. Hãy nhớ rằng người đọc EOI của bạn chưa từng gặp bạn trước đây, vì vậy họ sẽ không có cơ sở để cho rằng bạn viết như vậy với mục đích tốt, thay vào đó sẽ là sự thiếu tôn trọng. Hãy viết như thể bạn phát biểu một bài diễn văn quan trọng thay vì nói chuyện với một người bạn hoặc thành viên trong gia đình.[5]
    • Ví dụ, nếu bạn đang nói về quá trình công tác, câu văn "Từ năm 2002 đến năm 2006, tôi là một tư vấn viên tự do cho một số quan hệ cá nhân" nghe có vẻ trang trọng hơn nhiều so với "Từ năm 2002 đến năm 2006, tôi đã làm công việc tự do cho một vài người mà tôi biết ", mặc dù hai câu đều tương tự nhau về nghĩa.
  3. 3
    Đảm bảo sử dụng định dạng thích hợp. Khi nội dung bức thư đã hoàn thiện, hãy dành ra ít thời gian để chắc chắn định dạng của EOI được tuân theo các quy ước viết thư tín thương mại trang trọng và trở nên dễ đọc hơn. Thông thường, cách thức này khá giống với thư xin việc hoặc các văn bản tương tự. Dưới đây là một vài vấn đề định dạng dễ gây nhầm lẫn:[6]
    • Tiêu đề: ở góc bên trái trên cùng của thư, cung cấp tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn (mỗi nội dung nằm trên một dòng riêng biệt). Bạn nên tạo một khoảng trống giữa tiêu đề và lời chào.
    • Khoảng cách: mỗi chữ trong đoạn văn nên cách nhau một dấu cách. Giữa các đoạn mới nên cách nhau một khoảng trống.
    • Thụt đầu dòng: dòng đầu tiên của mỗi đoạn nên được thụt vào hoặc bạn có thể căn lề trái cho đoạn văn. Nhiều ý kiến cho rằng bạn không nên thụt lề nếu xuống dòng giữa các đoạn.[7]
    • Kết thư: để lại ba khoảng trống giữa đoạn văn kết thúc (ví dụ: "Trân trọng,") và tên của bạn.
  4. 4
    Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi đi. Khi EOI của bạn đã sẵn sàng để gửi, hãy kiểm tra sơ qua lần cuối để tìm các lỗi nhỏ mà bạn còn bỏ sót. Chú ý những lỗi chính tả, dùng từ không đúng, lỗi ngữ pháp và nội dung không cần thiết. Dưới đây là một vài mẹo để bạn kiểm tra lại:[8]
    • Tiến hành kiểm tra trên bản in, không phải trên màn hình máy tính. Bạn có thể xem lá thư của mình dưới định dạng bản in và tránh được tình trạng "lóa mắt" do nhìn vào màn hình máy tính hàng giờ liền.
    • Đọc to. Ngoài việc dò bằng mắt, bạn có thể dùng tai để nghe và phát hiện lỗi sai trong đoạn văn. Cách này giúp bạn nhận ra các câu văn dài đã bị bỏ sót.
    • Nhờ sự hỗ trợ từ bạn bè. Một người trước đó chưa bao giờ tiếp xúc với thư bày tỏ nguyện vọng của bạn có thể phát hiện ra lỗi trong đó. Thông thường, việc dành khá nhiều thời gian để viết một bức thư sẽ khiến bạn "mù quáng" trước những lỗi cơ bản mà bạn hay mắc phải.
    Advertisement

Lời khuyênSửa đổi

  • Cố gắng tránh mở đầu các câu bằng đại từ "Tôi" (ví dụ: "Tôi nghĩ rằng ...", "Tôi tin ...", v.v.). Sử dụng liên tục ngôi thứ nhất có thể làm cho EOI của bạn trở nên tẻ nhạt và trùng lặp.

Cảnh báoSửa đổi

  • Tránh sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp hoặc biệt ngữ để gây ấn tượng với người nhận. Các chuyên gia tuyển dụng thường không muốn mất nhiều thời gian cho một EOI dài, khó hiểu chỉ để xem các kỹ năng và trình độ của bạn. Một số thậm chí có thể không hiểu cách diễn đạt của bạn.
  • Không nên gọi người nhận là "bạn" (ví dụ: "Bạn nên thuê tôi vì ...", "Tôi rất phù hợp với công ty của bạn vì ..."). Điều này nghe có vẻ không trang trọng và, trong một số trường hợp, có thể bị coi là khiếm nhã hay tự đắc.[9]

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Không