Cách để Viết Thư mời Tài trợ

Nếu bạn mong muốn một ai đó có thể tài trợ cho sự kiện hay công việc gì đó mà bạn đang làm, bạn nên viết một thư ngỏ mời tài trợ. Lá thư của bạn không những phải thuyết phục được người tài trợ rằng việc bạn làm xứng đáng để nhận được đóng góp mà còn phải nêu lên một cách rõ ràng những lợi ích mà nhà tài trợ sẽ nhận được. Một lá thư xin tài trợ hợp tình hợp lý chính là yếu tố để quyết định việc bạn có thể xin được tài trợ hay hoàn toàn bị ngó lơ.

Phần 1 trong 3: Chuẩn bị để Xin tài trợSửa đổi

  1. 1
    Xác định rõ mục tiêu. Cụ thể bạn hy vọng sẽ nhận được gì với lá thư xin tài trợ? Bạn muốn thể hiện điều gì? Bạn cần tài trợ cho hoạt động gì và tại sao điều đó lại quan trọng? Trước khi viết một lá thư xin tài trợ, bạn cần phải biết câu trả lời cho những câu hỏi trên.
    • Thư ngỏ mời tài trợ cần phải rõ ràng và đúng trọng tâm. Một lá thư ngỏ không rõ ràng hoặc bạn không rõ mình cần gì hay tại sao sẽ không mang lại kết quả tốt.
    • Hiểu được tại sao bạn phải đạt được mục tiêu. Một lá thư xin tài trợ sẽ có cơ hội thành công cao hơn nếu nó mang một ý nghĩa nhất định. Thuyết phục nhà tài trợ rằng tại sao điều đó lại xứng đáng để họ đóng góp tiền bạc hay thời gian của mình. Ví dụ như bạn có thể kể cho họ nghe một câu chuyện về việc sự kiện này có thể giúp đỡ cho một cá nhân nào đó hay một cộng đồng như thế nào. [1]
  2. 2
    Lập một danh sách các nhà tài trợ. Ai trong số họ sẽ có thể ủng hộ cho sự kiện của bạn? Có thể một chủ doanh nghiệp nào đó sẽ giúp đỡ bạn vì một lý do cá nhân của họ. Hoặc có thể sẽ có một tổ chức phi lợi nhuận đã từng hỗ trợ cho những hoạt động tương tự. Ai đã từng tài trợ cho những sự kiện như vậy? Bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ càng.
    • Hãy nhớ bao gồm cả những cá nhân hay doanh nghiệp có mối liên hệ cá nhân với bạn hay đồng nghiệp của bạn. Đừng bao giờ đánh giá thấp những mối quan hệ cá nhân. [2]
    • Đừng bỏ qua những doanh nghiệp nhỏ. Rất có thể họ cũng sẽ sẵn lòng để giúp đỡ. Hãy nhớ nhấn mạnh về địa điểm bạn sẽ tổ chức sự kiện. Những doanh nghiệp tại địa phương thường muốn duy trì quan hệ với người dân ở đó bởi điều này mang lại cho họ rất nhiều lợi ích.
    • Nếu bạn làm việc theo nhóm, hãy chia đều danh sách những nhà tài trợ cho mỗi thành viên trong nhóm để chịu trách nhiệm liên hệ với họ.
  3. 3
    Chắc chắn về điều bạn mong muốn. Có rất nhiều cách tài trợ khác nhau. Trước khi viết một lá thư, bạn cần phải chắc chắn về điều mà bạn mong muốn.
    • Hỗ trợ bằng tiền mặt hay tặng phẩm đều có thể. Hỗ trợ tặng phẩm tức là doanh nghiệp sẽ tặng sản phẩm, đồ dùng hay đôi khi là cung cấp các dịch vụ có thể sử dụng được tại sự kiện thay vì tiền mặt.
    • Có thể bạn bằng lòng nhận giúp đỡ về nhân lực thay vì sản phẩm. Dù mục đích là gì đi nữa bạn cũng cần phải nêu rõ điều mình mong muốn.
  4. 4
    Chắc chắn về những gì bạn đề nghị. Thông thường thư xin tài trợ sẽ cho phép người nhận được lựa chọn các mức tài trợ khác nhau. Điều này tạo điều kiện cho những doanh nghiệp nhỏ không có nhiều ngân sách như các doanh nghiệp lớn cũng có thể tham gia.
    • Quyết định các mức tài trợ. Bạn nên vạch ra rõ ràng những lợi ích khác nhau có thể đạt được đối với mỗi mức tài trợ. Những người cho đi nhiều hơn nên được nhận lại nhiều hơn.
    • Banner quảng cáo, thông báo công khai về thông tin công ty hay nhà tài trợ, logo của công ty xuất hiện trên website hay trong chương trình quảng cáo là một vài ví dụ về những lợi ích bạn có thể đưa ra.
  5. 5
    Xác định rõ tên của người sẽ nhận lá thư. Đừng ghi người nhận một cách chung chung như "Gửi những ai quan tâm". Điều đó có vẻ hơi hời hợt.
    • Thông thường người bạn cần gửi sẽ là trưởng phòng nhân sự hoặc giám đốc điều hành. Bạn nên gọi điện trực tiếp tới công ty hoặc tìm hiểu trên website để biết được người phụ trách vấn đề tài trợ. Đừng đoán mò! Lá thư xin tài trợ cần phải gửi tới đúng người mới có thể mang lại kết quả tốt. Hãy nắm rõ cách viết tên chính xác cũng như chức vụ của người cần gửi. [3]
    • Bạn cũng nên tìm hiểu xem liệu công ty, tổ chức đó có chính sách từ thiện hay không để bạn không phải lãng phí thời gian của mình đồng thời có thể liên hệ yêu cầu của bạn với chính sách của họ.[4]
    Advertisement

Phần 2 trong 3: Hiểu rõ Cấu trúcSửa đổi

  1. 1
    Hãy nghiên cứu một vài mẫu thư ngỏ mời tài trợ. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy rất nhiều mẫu thư xin tài trợ trên mạng. Một vài trong số đó yêu cầu thu phí nhưng đa số là miễn phí. Bạn nên đọc những mẫu thư có hình thức và nội dung phù hợp. [5]
    • Tuy nhiên, đừng sao chép giống hệt một lá thư mẫu. Bạn cần sửa đổi lá thư của mình sao cho bớt cứng nhắc và mang dấu ấn cá nhân hơn. [6]
    • Ví dụ, nếu bạn biết giám đốc điều hành của công ty đó có một liên hệ cá nhân nào đó với mục tiêu của bạn. Bạn có thể cá nhân hóa lá thư của mình cho người đó. Bạn nên biết rõ thông tin của công ty hoặc người mà bạn đang xin tài trợ và chỉnh sửa lá thư sao cho phù hợp với mỗi người.
  2. 2
    Chọn lối diễn đạt phù hợp. Điều này sẽ tùy thuộc vào người nhận là ai. Tuy nhiên bạn phải luôn tỏ ra chuyên nghiệp và không sử dụng cách diễn đạt quá thông tục.
    • Hãy viết thư bằng văn bản có in sẵn logo và tên tổ chức của bạn. Điều này sẽ giúp thư yêu cầu của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn xin tài trợ cho bản thân, bạn vẫn có thể tự tạo mẫu thư chuyên nghiệp có in sẵn tên của bạn ở trên đầu.
    • Nếu bạn viết thư cho một danh nghiệp hay một tổ chức khác, hãy viết càng trang trọng càng tốt. Nếu bạn viết cho thành viên trong gia đình hay bạn bè, bạn có thể sử dụng lối nói thân mật hơn nhưng vẫn không nên quá thông tục bởi điều đó thể hiện rằng bạn đang thiếu tôn trọng với người nhận. Vì vậy viết thư email với văn phong không trang trọng thường không mang lại kết quả như mong đợi trong cả hai trường hợp. [7]
  3. 3
    Hãy sử dụng mẫu thư kinh doanh tiêu chuẩn. Một lá thư xin trợ cấp điển hình thường sử dụng cùng mẫu với các lá thư kinh doanh. Bạn nên sử dụng đúng mẫu nếu không muốn lá thư của bạn trông thiếu chuyên nghiệp.
    • Hãy bắt đầu lá thư với thứ ngày tháng sau đó tới tên và địa chỉ của nhà tài trợ.
    • Sau đó cách ra một dòng và bắt đầu lời chào với: Kính gửi (tên của người nhận) đi kèm với một dấu phẩy.
    • Hãy viết thật ngắn gọn. Tốt nhất là lá thư xin tài trợ chỉ nên dài khoảng một trang. Mọi người thường không có đủ thời gian để đọc nhiều hơn. Hầu hết những nhà tài trợ sẽ chỉ dành khoảng "một phút" cho lá thư của bạn. Vì vậy bạn không những phải viết thật ngắn gọn mà nội dung còn phải rõ ràng và rành mạch. [8]
    • Hãy gửi thư qua bưu điện. Việc sử dụng Email để xin tài trợ thường khiến cho họ cảm thấy bạn không thật sự để tâm nhiều tới nó.
  4. 4
    Hãy kết thúc lá thư với lời cảm ơn. Ở cuối thư, bạn nên tỏ lòng cảm ơn đối với người nhận vì đã quan tâm. Hãy chắc chắn cách ra một dòng và để một chỗ trống vừa đủ để bạn ký lên.
    • Hãy kết thư bằng lời kết chuyên nghiệp, ví dụ như: Trân trọng, sau đó tới tên, chức vụ của bạn và chữ ký viết tay.
    • Hãy gửi kèm những tài liệu cần thiết. Bạn sẽ có thể muốn gửi kèm những tờ quảng cáo in sẵn của mình cùng với thư xin tài trợ để cung cấp rõ thông tin về sự kiện hoặc công ty của bạn. Điều này sẽ giúp tăng mức độ tin cậy cũng như khiến cho doanh nghiệp đó cảm thấy thoải mái hơn trong việc hỗ trợ bạn.
    • Tương tự như vậy, nếu tổ chức của bạn được lên báo, bạn có thể gửi kèm thêm tờ báo đó để chứng minh cho những việc bạn đã làm.
    Advertisement

Phần 3 trong 3: Hoàn chỉnh Nội dungSửa đổi

  1. 1
    Phần mở đầu cần phải được chuẩn bị thật kỹ. Đầu thư bạn nên giới thiệu về bản thân, công ty hoặc sự kiện của bạn một cách thật cụ thể. Đừng vòng vo. Người nhận cần nắm được đúng vấn đề ngay từ đầu.
    • Đừng tự mặc định rằng họ biết bạn là ai hay tổ chức của bạn làm gì. Hãy giải thích mọi thứ thật rõ ràng. Bắt đầu bằng thông tin về công ty (nếu đó là một lá thư ngỏ mời hợp tác) hoặc thông tin cá nhân (nếu đó là thư xin tài trợ cho chính bản thân bạn). Ví dụ, tổ chức ABC là một tổ chức phi lợi nhuận với mục đích... v.v.
    • Nhấn mạnh một vài thành tựu đã đạt được sẽ chứng minh được rằng việc tài trợ cho công việc của bạn sẽ không mang lại bất cứ rủi ro nào. Hãy trình bày thật rõ ràng và cụ thể về việc bạn sẽ dùng số tiền đó như thế nào.
    • Trong đoạn thứ hai hoặc đầu tiên, bạn cần trực tiếp nêu ra yêu cầu của mình và giải thích tại sao bạn lại cần nó.
  2. 2
    Khái quát những lợi ích. Để tài trợ cho bạn, một công ty hay một cá nhân cần phải thấy được những lợi ích mà họ sẽ nhận được từ việc đó. Vì vậy ở phần giữa của lá thư, hãy nêu rõ những lợi ích cho những nhà hảo tâm.
    • Ví dụ như nếu nhà tài trợ sẽ nhận được sự chú ý của công chúng thông qua sự việc đó, hãy giải thích thật cặn kẽ và chi tiết: Sự kiện có được quay lên tivi không? Có bao nhiêu người sẽ tham dự? Có khách VIPS không? Nếu những công ty danh tiếng khác hoặc đối thủ của họ sẽ tài trợ cho sự kiện của bạn, hãy đề cập đến điều đó.
    • Hãy cho nhà tài trợ được lựa chọn. Họ sẽ hài lòng nếu có những lựa chọn khác nhau để phù hợp với nhu cầu cũng như ngân sách của mình.
  3. 3
    Hãy thuyết phục họ bằng những bằng chứng xác thực. Ví dụ như một vài số liệu cụ thể về số lượng khách hoặc số liệu thống kê về số người mà họ có thể tiếp cận.
    • Và đừng quên những nhân tố có thể khơi gợi sự đồng cảm của họ - ví dụ như đưa ra một câu chuyện về một cá nhân sẽ nhận được giúp đỡ nếu có thể nói thật ngắn gọn (trong một hai câu), điều đó sẽ rất cảm động.
    • Giải thích việc làm thế nào bạn có thể khiến nhà tài trợ được biết tới thông qua việc tài trợ của họ. Có thể họ sẽ có mặt bằng miễn phí cho gian hàng tại sự kiện của bạn có giá trị ngang với số tiền tài trợ. [9]
    • Cung cấp những thông tin cần thiết trong thỏa thuận tài trợ mà họ cần quyết định. Đừng quên kèm theo thông tin liên lạc. Bạn cũng có thể đưa địa chỉ riêng và phong bì đóng tem sẵn để họ có thể hồi đáp thuận tiện hơn. Đừng quên ghi ngày bạn cần nhận được câu trả lời.
    • Hãy hỏi nhà tài trợ họ muốn được quảng bá theo cách nào hơn. Ví dụ như tên của họ hay doanh nghiệp sẽ được xuất hiện như thế nào hay họ có muốn được biết tới không? Hãy đưa ra một vài gợi ý nhưng tuyệt đối đừng mặc nhận. Hãy hỏi!
  4. 4
    Cung cấp những thông tin cơ bản về sự kiện của bạn. Bạn nên cung cấp cho họ những thông tin cụ thể có lợi cho tổ chức hay cá cá nhân bạn.
    • Ví dụ nếu bạn đang viết một lá thư xin quyên góp cho quỹ từ thiện, bạn nên giải thích các thông tin cơ bản về quỹ từ thiện đó, ví dụ như nó được thành lập khi nào, ai là người đứng đầu, nó phục vụ cho những đối tượng nào và các giải thưởng, khen tặng mà quỹ đã nhận được.
    • Hãy chứng minh chứ đừng chỉ dùng lời nói. Đừng chỉ nói suông với họ rằng tổ chức hay sự kiện của bạn là tốt và đáng được cân nhắc. Hãy thuyết phục họ thông qua những bằng chứng cụ thể chứng minh được rằng tổ chức hay sự kiện của bạn tốt đẹp như thế nào và tại sao. Thông thường thì những bằng chứng cụ thể luôn có sức thuyết phục hơn cả. [10]
  5. 5
    Hãy tới tận nơi. Chỉ gửi một lá thư tới không phải là cách hay nhất để phát triển mối liên hệ. Mặc dù một lá thư ngỏ xin tài trợ cũng là một ý kiến không tồi nhưng đích thân tới tận nơi vẫn là cách hành xử thông minh hơn.
    • Bạn có thể gọi điện hoặc trực tiếp tới tận nơi nếu không nhận được bất cứ hồi đáp nào trong vòng 10 ngày. Dù vậy, hãy nhớ rằng giám đốc điều hành của các công ty luôn vô cùng bận rộn và điều đó có thể khiến họ khó chịu. Vì vậy bạn nên đặt lịch hẹn hoặc gọi điện trước.
    • Hãy đảm bảo rằng bạn truyền đạt được sự kỳ vọng của bản thân đối với dự án của mình. Tránh đề cập đến những điều tiêu cực. Đừng khiến họ nghĩ rằng bạn đang xin xỏ hay cố gắng lôi kéo họ vào một sự việc đầy rủi ro.
    • Nếu câu trả lời là "Có thể", đừng ngại thử lại. Chỉ là đừng tới làm phiền họ ngay lập tức hay quá nhiều, điều đó sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu.
    • Đừng bao giờ tự tin thái quá. Đừng mặc nhiên cho rằng họ sẽ sắp xếp lịch hẹn hay tài trợ cho bạn. Hãy cảm ơn họ vì họ đã cân nhắc. [11]
    • Đừng quên gửi lời cảm ơn tới họ nếu bạn nhận được tài trợ.
  6. 6
    Hiệu đính. Bạn có thể sẽ đánh mất cơ hội nhận được tài trợ của mình nếu không rà soát thật kỹ thư ngỏ. Những lá thư với đầy những lỗi chính tả hay ngữ pháp trông không chuyên nghiệp chút nào. Thêm vào đó, làm gì có ai muốn tên mình đi kèm với một sự kiện thiếu tính chuyên nghiệp như vậy?
    • Hãy kiểm tra dấu câu. Rất nhiều người không biết cách sử dụng dấu phẩy hay dấu nháy đơn đúng cách. Những điều nhỏ nhặt này cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng.
    • Hãy in thử một bản copy lá thư của bạn và đọc đi đọc lại trong vài giờ đồng hồ. Đôi lúc mắt của bạn đã quen thuộc với nội dung trực tuyến tới nỗi rất dễ bỏ qua những lỗi đánh máy cơ bản khi bạn đọc trên máy tính.
    • Hãy đảm bảo rằng bạn sẽ gửi nó trong một phong bì chuyên dùng trong kinh doanh. [12]
  7. 7
    Dưới đây là một ví dụ:
    Advertisement
Đầu thư (nếu thích hợp)


Ngày:______

Địa chỉ: _________ _________________ _________________

Kính gửi Ông/Bà: _______,

Gần đây tôi đã được mời tham dự vòng sơ khảo cuộc thi Hoa Hậu Các Tiểu Bang Mỹ. Và tại Vòng Thi Sơ Khảo, tôi sẽ có cơ hội được chọn là người đại diện cho tiểu bang tham dự cuộc thi Hoa Hậu Các Tiểu Bang Mỹ.

Tôi sẽ vô cùng biết ơn nếu ông/bà có thể giúp tài trợ cho tôi trong cuộc thi Hoa Hậu Bang Colorado. Cuộc thi sẽ có khoảng 20-50 thí sinh tham dự. Sự kiện này sẽ được truyền hình trên kênh địa phương với khoảng 200,000 - 300,000 khán giả và tên của tất cả các nhà tài trợ của tôi sẽ đều xuất hiện trong buổi biểu diễn cũng như trên website chính thức của cuộc thi.

Có nhiều mức tài trợ khác nhau. Ông/bà có thể chọn một trong những lựa chọn dưới đây để trợ giúp cho tôi.

$____ – Tên của quý vị, thông tin và logo

$____ – Tên của quý vị và thông tin

$____ – Tên của quý vị và logo

$____ – Tên của quý vị

Nếu ông/bà quan tâm tới việc tài trợ này, xin hãy hồi đáp cho tôi theo ___________________.

Tôi xin chân thành cảm ơn.


Trân trọng,

(Ký tên)

Tên đầy đủ

Lời khuyênSửa đổi

  • Đừng ra lệnh. Hãy yêu cầu thật lịch sự.
  • Hãy tìm một người liên lạc chính thay vì thư ký hay bên thứ ba.
  • Trừ phi chữ viết tay của bạn rất đẹp, còn không hãy đánh máy. Điều này trông sẽ chuyên nghiệp hơn.
  • Hãy in lá thư trên giấy chất lượng cao
  • Các doanh nghiệp thường nhận được rất nhiều các thư đề nghị xin tài trợ cho các sự kiện khác nhau vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn có cung cấp cho họ lý do tại sao công ty đó lại là nhà tài trợ thích hợp nhất cho sự kiện của bạn.
  • Hãy kèm theo một mẫu đơn tài trợ để doanh nghiệp có thể điền vào.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Không