Cách để Viết Thư Thuyết phục

Đồng tác giả: Nhân viên của wikiHow

Bạn đang gặp sự cố với một ngân hàng, công ty bảo hiểm, cơ quan nhà nước, nhà tuyển dụng hoặc trường học? Bạn cần phải gửi thư thuyết phục họ làm điều gì đó hoặc thuyết phục họ giúp bạn giải quyết một vấn đề nhưng bạn lại đang không biết bắt đầu từ đâu để có thể làm được điều đó? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách viết thư thuyết phục một cách hiệu quả.

Phần 1 trong 4: Chuẩn bị

  1. 1
    Lên ý tưởng. Trước khi bắt tay vào viết một lá thư, hãy suy nghĩ về những điều bạn muốn truyền tải qua bức thư, lý do tại sao bạn lại viết bức thư này cũng như những ý kiến phản bác mà người nhận có thể đưa ra sau khi đọc thư. Lên ý tưởng trong đầu trước sẽ giúp bạn vạch rõ được các nội dung chính của bức thư cũng như hiểu được chủ đề mà bức thư đang hướng tới.
    • Mở đầu thư bằng mẫu câu: Tôi muốn thuyết phục “người đọc” về “mục đích”. Hãy thay cụm từ “người đọc” bằng người mà mà bạn sẽ gửi bức thư tới và “mục đích” bằng việc mà bạn đang muốn thuyết phục họ.
    • Sau khi đã hoàn thành bước trên, hãy tự hỏi bản thân: Tại sao? Gạch đầu dòng các lý do giải thích vì sao bạn muốn người đọc đồng ý với những mong muốn của bạn.
    • Sau khi đã liệt kê các lý do, hãy sắp xếp chúng theo tầm quan trọng. Cho tất cả các lý do quan trọng vào một cột và các lý do không quan trọng bằng vào một cột khác. Bước này giúp tóm lược thông tin để làm nổi bật lên các thông tin quan trọng và có liên quan tới nhau.[1]
  2. 2
    Nắm rõ mục đích của bản thân. Hãy chắc chắn rằng bạn biết chính xác mục đích của mình là gì. Đâu là những thứ bạn cần hoàn thành và đâu là những thứ bạn muốn người đọc thực hiện.
    • Cùng lúc đó, hãy tự suy nghĩ về giải pháp để giải quyết được các vấn đề bạn đang nghĩ đến.[2]
  3. 3
    Hiểu rõ về đối tượng bức thư hướng tới. Phân tích và hiểu đối tượng sẽ giúp bạn định hình được bố cục của bức thư. Nếu có thể, hãy xác định xem người đọc có khả năng sẽ đồng tình hay không đồng tình với bạn hay là họ sẽ đứng ở phía trung lập.[3]Bước này sẽ giúp bạn định hình được bạn nên đặt nhiều tâm trí vào đâu.
    • Hãy cố gắng xác định danh tính thật của người mà bạn sẽ gửi bức thư tới. Họ là ai và điều gì khiến bạn tin rằng họ thực sự phải giúp bạn? Bức thư của bạn sẽ chỉ bị phớt lờ hay sẽ được giải quyết như thế nào? Người nhận là người có chức vị cao hay là người có chức năng giải quyết vấn đề này? Dựa theo cấp bậc vị trí của người nhận mà sẽ có các cách diễn đạt khác nhau.
    • Cố gắng tìm hiều những quan điểm và cách nghĩ của người đọc có về chủ đề đang được nói tới. Những quan điểm trái ngược có thể nảy sinh giữa bạn và người đọc? Làm thế nào để bạn có thể trình bày những quan điểm đó một cách thật trang trọng?
    • Tìm ra những mối quan tâm mà người đọc có thể có với chủ đề của bạn. Họ có khả năng để giải quyết? Họ có chịu ảnh hưởng trực tiếp từ chủ đề này không? Họ cần dành ra bao nhiêu thời gian để xem xét chúng?[4]
    • Nghĩ về các loại dẫn chứng nên trình bày trong bài luận để khiến người đọc bị thuyết phục.[5]
  4. 4
    Nghiên cứu chủ đề. Ngôn từ có tính thuyết phục cao cần bao hàm các dẫn chứng thực tế và các thông tin liên quan đi kèm. Hãy chắc chắn rằng bạn nhìn nhận vấn đề từ các góc độ khác nhau. Đừng chỉ nghiên cứu vấn đề theo quan điểm của bạn mà hãy đề cập đến các quan điểm đối lập và các dẫn chứng thực tế của chúng.
    • Sử dụng các sự kiện thực tế, lập luận có tính logic, các thống kê và các bằng chứng xác đáng để hỗ trợ cho yêu cầu của bạn.[6]
    • Thay vì chỉ khăng khăng cho rằng quan điểm của phía đối lập là sai, hãy giải thích lý do tại sao quan điểm của bạn chính xác và đáng được xem xét.
    Quảng cáo

Phần 2 trong 4: Định dạng bức thư

  1. 1
    Sử dụng định dạng khối. Các bức thư kinh doanh có một định dạng riêng. Khi đọc một bức thư được viết theo đúng định dạng chuẩn, người đọc sẽ không bị xao lãng bằng cách này hay cách khác. Ngược lại, nếu không sắp xếp bố cục một cách chính xác, bức thư sẽ để lại ấn tượng xấu về bạn trong mắt người đọc và có thể họ sẽ quăng bức thư của bạn sang một bên.
    • Bắt đầu bằng cách sử dụng dòng ngắt đoạn và các đoạn văn riêng biệt.
    • Hãy căn chỉnh từng đoạn văn. Nói theo cách khác không thụt đầu dòng ở đầu các đoạn văn như khi viết các bài văn xuôi hoặc bài luận.
    • Cách một dòng giữa các đoạn văn.
    • Dùng phông chữ chuẩn, thường là Times New Roman hoặc Arial với kích cỡ chữ là 12.[7]
  2. 2
    Địa chỉ được đặt riêng ở phần đầu bức thư. Hãy bắt đầu bằng cách gõ địa chỉ của bạn vào phần góc trái ở trên đầu bức thư. Không bao gồm tên bạn mà chỉ gồm địa chỉ phố phường, thành phố, tỉnh (sử dụng "bang" đối với các quốc gia có bang như Mỹ…) và mã vùng. Bạn cũng có thể gõ số điện thoại và email ở các dòng riêng biệt phía dưới. Nếu bạn đang sinh sống ở Anh, phần địa chỉ cần được đặt ở phía bên phải. Sau đó cách một dòng.
    • Ghi ngày tháng. Tháng được viết theo dạng chữ sau đó lần lượt đến ngày và năm được viết theo dạng số. Chú ý: Cách này được sử dụng tại các nước nói Tiếng Anh. Tại Việt Nam dùng theo thứ tự “Ngày … tháng … năm …”). Cách một dòng.
    • Ngày 04 tháng 06 năm 2013
    • Gõ tên và địa chỉ của người nhận. Cố gắng ghi rõ đích danh của người nhận. Cách một dòng.[8]
  3. 3
    Mở đầu bức thư bằng một câu chào. “Kính gửi” đi kèm tên người nhận là dạng mở đầu quen thuộc được chấp nhận. Đảm bảo rằng tên của người nhận được đánh máy một cách chính xác sao cho tên ở câu chào phải khớp với tên người nhận trong tiêu đề thư.
    • Sử dụng các danh xưng như Ông (Mr.), Bà (Ms.), Giáo sư (Dr.) đi kèm với tên họ của người nhận khi muốn đề cập đến họ. Nếu bạn không chắc chắn nên gọi một người phụ nữ theo danh xưng nào thì hãy sử dụng “Bà (Ms.)”
    • Theo sau danh xưng hãy luôn sử dụng một dấu hai chấm.
    • Cách một dòng giữa lời chào và đoạn văn đầu tiên[9]
    • Kính gửi Giáo sư Brown:
  4. 4
    Khép lại bức thư bằng một câu kết. Trước khi viết câu kết thư, hãy suy nghĩ về giọng điệu của bức thư. “Cám ơn, (Thank you,)” là một trong những dạng câu kết thư cơ bản, trong khi đó, các câu như “Những lời chúc tốt đẹp nhất, (Best regards,)” thì thân thiện hơn. Cần nghĩ xem bức thư của bạn hợp với câu kết trân trọng hay thân thiện. Dù chọn loại câu kết nào đi chăng nữa, đều cần phải tuân thủ quy tắc từ đầu tiên cần được viết hoa và viết thường từ tiếp theo. Theo sau câu kết là một dấu phẩy.
    • Chọn “Kính thư, (Respectfully yours)” cho dạng thư trang trọng. “Trân trọng, (Sincerely,)”, “Những lời chúc tốt lành, (Kind regards,)”, “Cám ơn, (Thank you,)” hoặc “Chân thành, (Yours truly,)” là những dạng kết thư tiêu chuẩn cho dạng email công việc trong lĩnh vực kinh doanh. “Những điều tốt đẹp nhất, (Best,)”, “Những lời chúc tốt đẹp nhất, (Best Regard,)” hoặc “Chúc một ngày tốt lành, (Have a nice day,)” là những dạng câu kết thân mật và có cảm giác ít xa cách hơn.
    • Cách bốn dòng để chỗ cho phần chữ ký trước khi gõ tên của bạn.
    • Cám ơn,
    Quảng cáo

Phần 3 trong 4: Viết thư

  1. 1
    Ngắn gọn súc tích. Các bức thư thuyết phục cần được viết một cách ngắn gọn và lịch sự. Các doanh nhân hiếm khi đọc một bức thư dài quá một trang hoặc một bức thư có giọng điệu khó chịu. Đừng viết lan man, dàn trải. Hãy cố gắng sử dụng các câu văn rõ ràng, mạch lạc. Tránh lạc đề và đưa ra các thông tin không cần thiết, ngoài lề hoặc các thông tin quá thừa thãi.
    • Tránh sử dụng các câu văn quá dài dòng. Cần sử dụng những câu văn mang tính giải thích có sức thuyết phục cao. Các câu chữ phải ngắn gọn, dễ hiểu và dễ đọc.
    • Đừng viết những đoạn văn quá dài. Đừng bao hàm quá nhiều thông tin trong từng đoạn văn vì điều đó sẽ khiến người đọc cảm thấy chán nản khi đọc bức thư, đừng lạc đề hoặc cố làm cho vấn đề trở nên khó hiểu hơn. Bám sát vào các thông tin có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong từng đoạn văn và chuyển sang đoạn văn khác khi bạn bắt đầu triển khai một ý mới.[10]
  2. 2
    Nêu rõ ý chính trong hai câu đầu tiên. Bắt đầu bằng một câu mở đầu nhẹ nhàng và đi thẳng vào ý chính. Trình bày mong muốn của bạn (có nghĩa là ý chính) trong hai câu đầu tiên.[11]
    • Đoạn văn đầu chỉ nên gồm từ hai đến bốn câu.
  3. 3
    Đoạn văn thứ hai cần nhấn mạnh được mục đích của bức thư. Trong đoạn văn này, hãy phác thảo suy nghĩ, yêu cầu hoặc mục đích của bạn. Thay vì đưa ra các lý do, thông tin hoặc các nội dung cụ thể nào đó, hãy giải thích đầy đủ về vị trí, các luận điểm, mối quan tâm hoặc yêu cầu của bạn và giải thích tầm quan trọng của vấn đề này có ảnh hưởng như thế nào với bạn mà khiến bạn phải bắt tay vào hành động.[12]
    • Hãy nhớ sắp xếp các nội dung một cách hợp lý, lịch sự với các câu văn mang tính thực tế. Tránh sử dụng ngôn từ thể hiện cảm xúc quá đà, không dùng những từ ngữ mang tính bắt ép, không sử dụng các câu văn bất lịch sự với người đọc (người đọc ở đây có thể là cá nhân hoặc tổ chức) cũng như không thể hiện sự thô lỗ với bên có quan điểm đối lập.
  4. 4
    Đưa ra các luận điểm bổ trợ trong các đoạn văn tiếp theo. Một vài đoạn văn tiếp theo sẽ biện chứng cho quan điểm của bạn bằng cách cung cấp các thông tin đi kèm và các chi tiết bổ sung. Cần đảm bảo đưa ra được các thông tin, chi tiết logic, thực tế, hợp lý, thiết thực và hợp pháp. Đừng chỉ đưa ra các quan điểm mang tính cảm xúc, đức tin hoặc đơn giản chỉ là ham muốn cá nhân. Đừng khiến người đọc phải đọc một câu chuyện dài dòng; cần đưa ra các luận điểm một cách nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là một vài chiến thuật nhỏ giúp bạn đạt được điều này:
    • Trích dẫn các thống kê và sự kiện thực tế để thu hút người đọc. Đảm bảo rằng các số liệu thống kê và sự kiện đưa ra được lấy từ các nguồn tin cậy, chính thống cũng các số liệu thống kê và sự kiện này đang được bạn áp dụng một cách trung thực, đúng ngữ cảnh vốn có của nó.
    • Trích dẫn lời của các chuyên gia nghiên cứu để chứng tỏ họ có cái nhìn tương tự với bạn về vấn đề này và phản đối quan điểm của phía đối lập. Những chuyên gia này cần có vị trí đáng tin cậy trong lĩnh vực mà họ đang nghiên cứu và đủ khả năng để đưa ra quan điểm trong vấn đề đang nói tới.[13]
    • Đưa ra các lý do giải thích tại sao yêu cầu của bạn nên được chấp thuận. Phương pháp thuyết phục bằng cách giải thích cho ai đó lý do tại sao bạn tin rằng một điều gì đó nên được thực hiện khiến họ có thể thay đổi ý định có hiệu quả hơn là chỉ chăm chăm yêu cầu họ làm một điều gì đó.[14] Giải thích tình huống hiện tại và lý do tại sao vấn đề này cần được thay đổi.
    • Đưa ra các chi tiết, thông số kỹ thuật và sự hiểu biết của bạn đối với vấn đề đang nói tới yêu cầu. Hãy đề cập đến những nỗ lực giải quyết vấn đề trong quá khứ hoặc sự thiếu sót trong bất cứ hành động nào.
    • Các bằng chứng liên quan đến vấn đề đang nói tới nên được đi kèm theo ví dụ. Hãy đưa ra bằng chứng nào mà có thể làm cho người đọc thấy được tầm quan trọng của vấn đề.[15]
    • Nhớ giới hạn những nội dung bạn cần đề cập trong đoạn văn. Hãy nêu rõ trường hợp và tình huống của bạn một cách đơn giản. Không quá đi sâu vào các tiểu tiết nhưng cũng cần đưa ra đủ các nội dung mấu chốt. Chỉ chọn các thống kê, chuyên gia và những lời chứng thực có liên quan nhất.
  5. 5
    Phản bác lại ý kiến của phía đối lập. Điểm then chốt để có thể thuyết phục ai đó một cách hiệu quả là phản biện lại các ý kiến trái ngược. Nếu bạn muốn dự đoán các lập luận phản đối hoặc các câu hỏi từ người người đọc thì bạn có thể đề cập tới những điều đó trong thư. Tìm ra điểm chung với phía đối lập hoặc đưa ra những quan điểm có sức thuyết phục để củng cố cho ý kiến của bạn.
    • Hãy chắc chắn rằng bạn thừa nhận sự khác biệt trong quan điểm của bạn và phía đối lập một cách cởi mở. Việc cố che giấu chúng sẽ chỉ làm lập luận của bạn yếu đi. Thay vào đó, hãy nhấn mạnh vào các giá trị, kinh nghiệm và các vấn đề mà bạn có chung với phía đối lập.
    • Tránh sử dụng các ngôn từ mang tính phán xét. Việc đặt quá nhiều cảm xúc vào câu chữ sẽ làm giảm đi sự công tâm trong các lập luận. Một bức thư mang quá nhiều sự tiêu cực và phán xét có thể cản trở sự đồng tình của người đọc đối với các ý kiến của bạn.[16]
  6. 6
    Kết thư bằng cách lặp lại yêu cầu của bạn một lần nữa. Lặp lại yêu cầu hoặc ý kiến của bạn ở phần cuối thư. Trong đoạn này, bạn có thể đề xuất một giải pháp hoặc hành động để giải quyết vấn đề. Đề cập trong thư rằng bạn sẽ dõi theo bức thư này bằng điện thoại, email hoặc tự kiểm tra.
    • Kết thúc bằng một câu văn có quan điểm rõ ràng sẽ giúp thuyết phục người đọc nghiêng về phía bạn hoặc ít nhất là cũng giúp họ nhìn nhận lại vấn đề một cách rõ ràng hơn từ quan điểm của bạn.
    • Đưa các giải pháp hoặc phương pháp của riêng bạn. Đồng ý thoả hiệp hoặc cả hai bên đều lùi một bước. Hãy cho người đọc thấy bạn đã thực hiện những gì và đang chuẩn bị những gì để giải quyết tình huống này.
    Quảng cáo

Phần 4 trong 4: Các bước cuối cùng

  1. 1
    Kiểm tra các lỗi sai. Sai chính tả và nghèo nàn về cấu trúc ngữ pháp là điều đầu tiên khiến người đọc có ấn tượng không tốt về bạn. Chỉ khi bài viết không có lỗi sai thì người đọc mới có thể tập trung vào các nội dung và ý mà bài viết muốn truyền tải. Đọc lại bức thư nhiều lần trước khi ấn nút gửi đi. Đọc to bức thư lên để nghe xem nó đã trôi chảy hay chưa.
    • Trong trường hợp cần thiết, hãy nhờ ai đó kiểm tra lại các lỗi chính tả trong bức thư hộ bạn (hoặc có thể sử dụng phần mềm kiểm tra lỗi chính tả).
  2. 2
    Ký bằng chữ ký thật của bạn. Hãy ký trực tiếp vào bức thư nếu bạn gửi thư thay vì gửi email. Điều này giúp cá nhân hóa bức thư và xác thực bức thư đó đã được chính bạn viết ra.
  3. 3
    Gửi cho những người quan trọng khác bản sao. Nếu những người khác trong công ty hoặc ở một tổ chức khác cần đọc bức thư của bạn, hãy gửi cho họ một bản sao. Có nghĩa là in ra các bản tương đương với số người cần gửi, ký thật vào các bản và gửi đi.
  4. 4
    Người gửi nên giữ một bản sao. Luôn giữ lại một bức thư để lưu trữ lại đi kèm thông tin về thời gian gửi và thông tin của người nhận. Ghi chú về những điều bạn cần làm tiếp theo để giải quyết vấn đề cho đến khi vấn đề được giải quyết.
    Quảng cáo

Lời khuyên

  • Nên viết theo dạng trang trọng. Người nhận bức thư sẽ không có sự tin tưởng với bạn nếu bạn sử dụng ngôn từ trò chuyện bình thường hoặc không trang trọng. Sử dụng ngôn từ trang trọng cũng góp phần làm cho bức thư trở nên lịch sự hơn là việc sử dụng các tiếng lóng vô nghĩa!
  • Sử dụng ngôn từ nhẹ nhàng. Con người có xu hướng giúp đỡ những người tốt với họ.
  • Không lạc đề. Chú ý không thêm các thông tin ngoài lề mà không liên quan tới chủ đề bạn đang đề cập. Thay vào đó, hãy bám sát vào các nội dung có liên quan và đừng làm vấn đề trở nên phức tạp hơn. Sử dụng các sự kiện thực tế để khiến chúng rõ nét.
  • Chỉ sử dụng dấu đầu dòng ở đoạn văn giữa nếu cần thể hiện một số bước, hành động hoặc đề xuất rõ ràng.
  • Sử dụng tiếng Anh chuẩn để viết thư (đối với các nước nói tiếng Anh). Đây không phải là một văn bản hoặc phương tiện truyền thông xã hội; đây là một bức thư trang trọng. Viết tắt, tiếng lóng và biểu tượng cảm xúc có thể khiến bức thư của bạn bị bỏ qua.
  • Điều chỉnh các điểm trọng tâm theo kiểu nhìn nhận của các công ty hoặc đại lý. Một tổ chức phi lợi nhuận và một tập đoàn lớn có thể có suy nghĩ khác nhau.
  • Đừng đối xử với người đọc như họ nợ bạn điều gì đó và đang bị bạn đòi hỏi gì đó. Thay vào đó, hãy thuyết phục họ bằng ngôn từ thân thiện và chuyên nghiệp.[17]

Về bài wikiHow này

Đồng tác giả:
Biên tập viên wikiHow
Bài viết này có đồng tác giả là đội ngũ biên tập viên và các nhà nghiên cứu đã qua đào tạo, những người xác nhận tính chính xác và toàn diện của bài viết.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Không
Quảng cáo