Cách để Trả lời phỏng vấn qua điện thoại

Đồng tác giả: Lucy Yeh

Nếu bạn sống ở xa công ty mà mình ứng tuyển công việc, hoặc nếu công ty nhận được quá nhiều đơn xin việc, có lẽ bạn sẽ được yêu cầu thực hiện một cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Mục tiêu của bạn trong buổi phỏng vấn qua điện thoại là để tiến đến giai đoạn tiếp theo của quy trình, khi đó bạn sẽ có một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Để tạo được ấn tượng tốt, hãy trả lời phỏng vấn qua điện thoại chính xác như bạn sẽ làm trong cuộc phỏng vấn trực tiếp. Bạn cần trả lời cuộc gọi phỏng vấn một cách chuyên nghiệp, và duy trì giọng nói lịch sự và nhã nhặn suốt buổi trò chuyện.[1]

Phương pháp 1 trong 4:
Trả lời cuộc gọi phỏng vấn một cách phù hợp

  1. 1
    Chào người phỏng vấn một cách chuyên nghiệp. Có lẽ phần quan trọng nhất của buổi phỏng vấn qua điện thoại chính là cách bạn trả lời cuộc gọi khi điện thoại rung lên. Bạn đang mong chờ cuộc gọi. Cho dù họ gọi đến số điện thoại cá nhân của bạn, hãy trả lời cuộc gọi như thể bạn đang trả lời điện thoại ở công ty.[2]
    • Hãy trả lời điện thoại ngay lập tức, không nên để điện thoại rung quá ba lần. Hãy nói xin chào và giới thiệu họ tên đầy đủ của bạn thật rõ ràng. Chẳng hạn như: "Xin chào, tôi là Lê Hoa".
  2. 2
    Xác nhận rằng bạn đang chờ cuộc gọi. Sau lời chào, người phỏng vấn sẽ chào lại bạn và giới thiệu bản thân họ. Bạn nên ghi chú lại tên của họ, và cho họ biết rằng bạn đang mong chờ tin tức từ họ.[3]
    • Ví dụ: "Chào chị Mai! Cảm ơn chị đã dành thời gian trò chuyện với em hôm nay. Em muốn được nói chuyện về cơ hội để làm việc ở công ty chị".
  3. 3
    Nói chuyện với người phỏng vấn một cách lịch sự. Bạn nên ăn mặc lịch sự và ngồi thẳng lưng để có cảm giác đây là một cuộc phỏng vấn thật sự. Cho dù đang nói chuyện qua điện thoại, bạn không nên sử dụng giọng điệu quá tùy tiện.[4]
    • Khi bạn nói tên người phỏng vấn, hãy sử dụng họ của người đó (dành cho người nói tiếng Anh dùng cách xưng hô Mr. hoặc Ms.) hoặc bất kỳ chức vụ nào mà họ đã nói khi giới thiệu bản thân lần đầu tiên. Bạn cũng có thể gọi họ là ông/anh hoặc bà/chị.
    • Chỉ gọi tên của người phỏng vấn nếu họ yêu cầu.
    • Nếu người phỏng vấn khen ngợi bạn hoặc đưa ra bất kỳ bình luận tích cực nào, bạn nên "cảm ơn" họ.
    Quảng cáo

Phương pháp 2 trong 4:
Ứng xử trong thời gian còn lại của buổi phỏng vấn

  1. 1
    Ghi chú để sắp xếp những suy nghĩ của bạn. Một lợi ích của phỏng vấn qua điện thoại là bạn có thể ghi chú lại khi người phỏng vấn đang nói chuyện hoặc đặt câu hỏi. Điều này có thể giúp bạn lên kế hoạch trước xem mình sẽ nói gì và đảm bảo rằng bạn trả lời câu hỏi một cách hoàn chỉnh.[5]
    • Nếu người phỏng vấn đặt một câu hỏi gồm nhiều phần, hãy tóm tắt lại bằng cách viết ra một hoặc hai từ nhắc bạn nhớ về mỗi phần được hỏi. Bạn sẽ tạo được ấn tượng với người phỏng vấn khi trả lời một cách có sắp xếp, liệt kê lại những phần được hỏi.
  2. 2
    Lắng nghe cẩn thận và dừng lại một chút trước khi phản hồi. Khi chỉ nghe giọng nói mà không có hình ảnh, thật khó để bạn tập trung. Hãy chú tâm vào lời nói của người phỏng vấn và duy trì sự tập trung hoặc suy nghĩ về những gì bạn sẽ nói.[6]
    • Giữ im lặng vài giây trước khi bạn bắt đầu nói. Điều này không chỉ giúp bạn đảm bảo rằng người phỏng vấn đã nói xong mà còn tạo cho bạn cơ hội để tổng hợp suy nghĩ trước khi trả lời.
    • Nếu bạn bỏ lỡ phần nào đó của câu hỏi, hoặc không hiểu câu hỏi của người phỏng vấn, bạn nên làm sáng tỏ trước khi đưa ra câu trả lời.
  3. 3
    Nói rõ ràng và phát âm dứt khoát. Dù cho có sự kết nối rõ ràng, việc hiểu ai đó qua điện thoại sẽ khó hơn so với khi bạn nói chuyện trực tiếp với họ. Hãy vượt qua trở ngại này bằng cách nói chậm và rành mạch.[7]
    • Xem đây là việc mà bạn cần luyện tập khi trả lời phỏng vấn qua điện thoại, nếu như bạn gặp khó khăn trong việc phát âm hoặc có xu hướng nói lầm bầm.
    • Khi trò chuyện, đảm bảo rằng bạn ngồi thẳng lưng thay vì nằm dài hoặc tựa vào đâu đó, và không đưa tay lên mặt. Sẽ tiện lợi hơn nếu bạn đeo tai phone hoặc nói chuyện qua loa ngoài để không phải đưa điện thoại lên mặt.
  4. 4
    Đặt những câu hỏi tiếp theo để trao đổi nguyện vọng của bạn. Buổi phỏng vấn thành công nhất sẽ có cảm giác như một cuộc trò chuyện tự nhiên. Mặc dù cuối buổi phỏng vấn, họ thường sẽ hỏi xem bạn có bất kỳ câu hỏi nào không, bạn cũng nên tận dụng cơ hội để đặt câu hỏi trong quá trình phỏng vấn khi có thể.[8]
    • Chẳng hạn như, người phỏng vấn đặt một câu hỏi làm cho bạn nhớ đến một bài báo mà mình đã đọc về một sản phẩm mới của công ty. Khi đã trả lời xong câu hỏi, bạn có thể hỏi tiếp thế này "Điều đó nhắc tôi nhớ đến bài báo mà tôi đã đọc trên trang Tech Daily về sản phẩm Widget của công ty! Anh nghĩ sản phẩm Widget này tác động như thế nào đến sự giao tiếp hằng ngày?"
  5. 5
    Gửi lời cảm ơn sau buổi phỏng vấn. Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn, bạn nên dành vài phút để viết lời cảm ơn và gửi cho người phỏng vấn. Thư này không cần phải có nhiều hơn 2 hoặc 3 câu. Bạn chỉ đơn giản cảm ơn họ đã dành thời gian và cơ hội cho mình, và cho họ biết rằng bạn mong đợi phản hồi sớm từ họ.[9]
    • Cố gắng viết thật cụ thể. Nếu có điều gì đó thật sự thú vị mà họ đã nói với bạn, bạn có thể đề cập đến nó.
    • Nếu họ nói với bạn một thời hạn cụ thể mà họ sẽ phản hồi lại, bạn hãy đề cập một cách rõ ràng.
    Quảng cáo

Phương pháp 3 trong 4:
Nói chuyện chuyên nghiệp và tự tin

  1. 1
    Ngồi thẳng lưng. Buổi phỏng vấn qua điện thoại không phải là lúc để bạn nằm dài trên giường hoặc ngã lưng trên ghế. Cách bạn ngồi ảnh hưởng tới giọng nói của bạn, và người phỏng vấn thường sẽ có thể biết được khi bạn đang nằm. Điều này gửi đi một thông điệp rằng bạn không nghiêm túc tham gia cuộc phỏng vấn.[10]
    • Việc nằm dài cũng làm giảm chất lượng cuộc gọi, hoặc tạo ra sự xào xạc và tạp âm khi bạn thay đổi tư thế.
    • Nếu bạn ngồi thẳng lưng, giọng nói sẽ thể hiện được sức mạnh và sự tự tin, khi đó người phỏng vấn sẽ có thể nghe được rõ ràng.
  2. 2
    Xem buổi phỏng vấn qua điện thoại như một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Cho dù sự thật là người phỏng vấn qua điện thoại không thể nhìn thấy bạn, cách bạn ăn mặc và thể hiện bản thân sẽ tạo ra hiệu ứng lên giọng nói và thái độ của bạn. Người phỏng vấn sẽ chú ý.[11]
    • Bạn không nhất thiết phải chuẩn bị và ăn mặc giống như đang tham gia một cuộc phỏng vấn trực tiếp, tuy nhiên ít nhất hãy ăn mặc gọn gàng và chuyên nghiệp trước buổi phỏng vấn qua điện thoại.
    • Hãy suy nghĩ về việc sẵn sàng cho buổi phỏng vấn qua điện thoại giống như cách mà bạn sẵn sàng đi làm nếu được nhận vào công ty.
  3. 3
    Tránh ăn hay uống khi trả lời phỏng vấn. Cho dù bạn nói chuyện qua loa điện thoại, họ sẽ có thể nghe được nếu như bạn đang ăn hoặc uống khi phỏng vấn. Nếu đã từng nghe ai đó ăn hoặc uống khi đang nói chuyện điện thoại, bạn sẽ hiểu được việc đó gây xao lãng như thế nào.[12]
    • Với ý tưởng xem buổi phỏng vấn qua điện thoại giống như cuộc phỏng vấn trực tiếp, bạn đừng làm bất cứ điều gì mà mình sẽ không làm nếu như đang ở văn phòng của người phỏng vấn – điều đó bao gồm những việc như ăn, uống, hoặc nhai kẹo cao su.
    • Chuẩn bị một ly nước phòng khi bạn bị khô cổ họng. Hãy quay đầu ra xa điện thoại khi uống nước, và tránh viên đá tạo tiếng leng keng và có thể được nghe thấy qua điện thoại.
  4. 4
    Mỉm cười khi nói chuyện. Khi cười, gương mặt bạn thư giãn hơn và giọng nói sẽ tự động thân thiện và vui vẻ hơn. Cho dù người phỏng vấn không thể nhìn thấy bạn, giọng nói của bạn sẽ truyền đi sự tích cực và sự nhiệt tình.[13]
    Quảng cáo

Phương pháp 4 trong 4:
Chuẩn bị trước cho cuộc gọi

  1. 1
    Nghiên cứu về công ty trước cuộc phỏng vấn. Cho dù bạn đã nghiên cứu về công ty trước khi gửi đơn ứng tuyển, một khi nhận được buổi phỏng vấn qua điện thoại, bạn cần tìm hiểu nhiều hơn. Hãy tìm hiểu tin tức gần đây về công ty cũng như thị trường chung.[14]
    • Tìm kiếm những tin tức mới và truy cập trang web của công ty để đọc những ấn phẩm mới và tìm hiểu xem công ty sắp giới thiệu những sản phẩm hoặc dịch vụ mới nào. Bạn nên ghi chú lại những thông tin để đặt câu hỏi cho người phỏng vấn.
    • Bạn cũng cần hiểu biết về các hoat động của đối thủ cạnh tranh chính của công ty. Hãy đọc về ngành nghề chung để hiểu về những thế mạnh của thị trường.
    Lucy Yeh
    Lucy Yeh

    Ý kiến của chuyên gia: Hãy đọc lại mô tả công việc và tìm hiểu về vai trò mà bạn đã ứng tuyển. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm hiểu về những đối thủ cạnh tranh của công ty, ngành nghề, các trang mạng xã hội, ấn phẩm phát hành của công ty, và những thông tin khác mà bạn có thể đọc trước cuộc gọi phỏng vấn.

  2. 2
    Viết nháp các câu trả lời mẫu cho những câu hỏi phỏng vấn phổ biến. Khi bạn trả lời phỏng vấn qua điện thoại, người phỏng vấn sẽ không thể nhìn thấy bạn. Hãy sử dụng lợi thế này để viết nháp một vài ghi chú ngắn gọn nếu bạn gặp phải những câu hỏi khó.[15]
    • Ví dụ, bạn được hỏi về những ưu điểm và nhược điểm của mình. Câu trả lời cho những câu hỏi này cần được sắp xếp và ngắn gọn, và nên có liên quan đến tính chất công việc, chứ không phải mang tính cá nhân.
  3. 3
    Thực hành trò chuyện qua điện thoại. Thực hiện một cuộc phỏng vấn qua điện thoại không giống như tán gẫu với bạn bè và gia đình. Nhất là nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm nói chuyện qua điện thoại một cách chuyên nghiệp, bạn cần thực hành sử dụng điện thoại thường xuyên nhất có thể trong những ngày sắp diễn ra cuộc gọi phỏng vấn.[16]
    • Khi nói chuyện qua điện thoại, bạn sẽ không có được những gợi ý hình ảnh để biết được khi nào một người dừng lại, hoặc khi nào là lúc nên phản hồi. Việc thực hành trò chuyện qua điện thoại có thể giúp bạn điều chỉnh cuộc trò chuyện trôi chảy hơn.
    • Nếu bạn không có bất kỳ lý do nào để sử dụng điện thoại, hãy nhờ một người bạn hoặc thành viên gia đình giúp bạn luyện tập. Bạn có thể sắp xếp để họ gọi cho mình vào một thời gian cụ thể, và xem đó như một cuộc gọi phỏng vấn.
  4. 4
    Tìm một nơi yên tĩnh để nhận cuộc gọi. Hãy thiết lập một khu vực trong nhà hoặc ở môi trường yên tĩnh, nơi mà bạn có thể kiểm soát được tạp âm và các hoạt động diễn ra xung quanh. Nếu bạn đang sử dụng điện thoại di động, hãy đảm bảo rằng bạn có tín hiệu đường truyền tốt ở khu vực đó.[17]
    • Nếu nhà của bạn là một nơi ồn ào vì trẻ em hoặc bạn cùng phòng ra vào, bạn nên tìm một nơi nào khác có sự riêng tư tương đối. Bạn có thể đăng ký phòng họp hoặc phòng học tập trong thư viện và đóng cửa lại – chỉ cần đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị trước căn phòng.
  5. 5
    Tắt các thông báo và thiết bị điện tử. Nếu người phỏng vấn nghe tiếng vang hoặc âm thanh ồn từ thiết bị trong quá trình phỏng vấn, họ sẽ có ấn tượng rằng bạn đang làm gì đó khác khi đang trò chuyện với họ. Hãy dành cho họ sự tập trung hoàn toàn, như thể bạn đang có một cuộc phỏng vấn tại văn phòng của họ.[18]
    • Những thiết bị khác cũng có thể cản trở tín hiệu và ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi nếu bạn đang dùng điện thoại di động. Bạn nên tắt những thiết bị kết nối Wi-Fi ở nơi mà bạn sẽ nhận cuộc gọi, hoặc chuyển chúng tới một căn phòng khác trong thời gian phỏng vấn.
  6. 6
    Thu thập toàn bộ tài liệu của bạn. Hãy sắp xếp các ghi chú, bất kỳ thông tin nào về công ty, và các bản sao sơ yếu lý lịch và những tài liệu khác để bạn có thể sử dụng chúng dễ dàng khi đang nghe cuộc gọi phỏng vấn.[19]
    • Dàn trải các tài liệu để bạn có thể dễ dàng tiếp cận chúng mà không cần phải xê dịch hoặc di chuyển xung quanh. Người phỏng vấn sẽ nghe qua điện thoại, và bạn sẽ để lại ấn tượng lôi thôi và không ngăn nắp hơn thực tế.
  7. 7
    Thử các bài tập hít thở trước khi có cuộc gọi. Có thể bạn sẽ cảm thấy lo lắng khi gần đến thời gian mà người phỏng vấn sẽ gọi. Việc tập hít thở sâu sẽ giúp làm dịu giọng nói và giúp bạn thư giãn cũng như tập trung.[20]
    • Bên cạnh việc hít thở sâu vài lần, bạn cũng cần thử các bài tập thực hành phát âm, giống như cách mà ca sĩ hoặc diễn viên làm trước khi lên sân khấu. Điều này sẽ giúp giọng nói của bạn không bị bể hoặc run, và giúp bạn kiểm soát giọng nói của mình tốt hơn.
    Quảng cáo

Về bài wikiHow này

Bài viết này có đồng tác giả là Lucy Yeh, một trong những đồng tác giả viết bài của chúng tôi. Các đồng tác giả viết bài của wikiHow phối hợp chặt chẽ với đội ngũ biên tập viên để đảm bảo nội dung được chính xác và toàn diện nhất có thể.
Chuyên mục: Tìm kiếm Việc làm

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Không
Quảng cáo