Cách để Gộp thư trong Microsoft Word

Đồng tác giả: Nhân viên của wikiHow

Mail Merge là công cụ hữu ích để viết và gửi thư hay email cá nhân tới nhiều người cùng lúc. Bạn có thể dùng công cụ này để tạo phong bì hoặc nhãn có thông tin người nhận. Mail Merge nhập thông tin từ các nguồn khác như Excel và sử dụng dữ liệu đó để thay thế các phần giữ chỗ trong thư bằng các thông tin liên quan tới người mà bạn muốn gửi thư. Bạn có thể sử dụng công cụ này để gửi thư nhanh tới hàng trăm người cùng lúc.

Phần 1 trong 3: Thêm Người nhận

  1. 1
    Tìm hiểu công dụng của chức năng Mail Merge. Mail Merge là chức năng được thiết kế để tạo nhiều email cũng như phong bì, nhãn dán với nhiều thông tin khác nhau. Bạn có thể tải dữ liệu người nhận hoặc nhập theo cách thủ công, sau đó sử dụng phần giữ chỗ, hoặc "Fields" (Trường), để tự động điền thông tin người nhận vào bản gửi tới họ. Với chức năng này, bạn chỉ cần tạo một tài liệu nhưng có thể gửi tới hàng trăm thậm chí hàng ngàn người khác nhau.
  2. 2
    Tạo bảng dữ liệu người nhận (tùy chọn). Bạn có thể tự nhập thông tin người nhận trong quá trình sử dụng Mail Merge nếu chỉ định gửi thư cho một vài người. Tuy nhiên, nếu lập bảng hoặc cơ sở dữ liệu trước thì mọi chuyện sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
  3. 3
    Nhấp chuột vào "Mailings" (Gửi thư) để mở công cụ Mail Merge. Nếu sử dụng Word 2003 hoặc cũ hơn, nhấp chuột vào trình đơn "Tools" (Công cụ) và chọn "Letters and Mailings" (Thư và Gửi thư) → "Show Mail Merge Toolbar" (Hiển thị Thanh công cụ của Mail Merge).
  4. 4
    Nhấp chuột vào nút "Start Mail Merge" (Khởi động Mail Merge) và chọn định dạng. Bạn có thể sử dụng email, thư, phong bì, nhãn dán hoặc danh mục. Bạn có thể chọn "Normal Word Document" (Tài liệu bình thường) nếu không chắc chắn.
    • Nếu chọn "Envelopes" (Phong bì), cửa sổ Envelope Options (Tùy chọn Phong bì) sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn định dạng và kích thước của phong bì.
    • Nếu chọn "Labels" (Nhãn dán), tùy chọn Label Options sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn kiểu và kích thước nhãn dán.
  5. 5
    Nhấp chuột vào "Select Recipients" (Chọn Người nhận) và chọn cách thêm người nhận vào Mail Merge. Người nhận là phần mạnh nhất của Mail Merge, vì công cụ này cho phép bạn thay thế các phần giữ chỗ hoặc các "Fields" trong thư bằng thông tin cá nhân của người nhận. Bạn có thể tự nhập người thông tin người nhận, tải cơ sở dữ liệu hoặc tập tin bảng tính, hoặc tải liên hệ từ Outlook.
    • Nếu chọn "Type a New List" (Nhập danh sách mới), cửa sổ mới sẽ xuất hiện, cho phép bạn tự nhập thông tin người nhận. Tùy chọn này tuy phù hợp khi bạn không có sẵn bảng tính chứa thông tin người nhận, nhưng lại là cách nhập dữ liệu chậm nhất. Bạn có thể nhấp chuột vào Customize Columns... (Tùy chỉnh cột...) để tự tạo trường cho dữ liệu bạn nhập.
    • Nếu chọn "Use an Existing List" (Sử dụng danh sách có sẵn), bạn có thể truy cập vào máy tính để mở bảng tính và cơ sở dữ liệu, bao gồm Excel và Access. Bạn có thể nhấp chuột vào New Source... (Nguồn mới...) và kết nối tới máy chủ SQL trực tuyến.
    • Nếu chọn "Choose from Outlook Contacts" (Chọn từ liên hệ Outlook), liên hệ Outlook sẽ được tải vào Mail Merge, bạn có thể bỏ chọn những liên hệ không muốn thêm.
    Quảng cáo

Phần 2 trong 3: Tạo Tài liệu

  1. 1
    Bắt đầu tạo tài liệu như bình thường. Sau khi nhập thông tin người nhận, bạn có thể tiến hành tạo tài liệu. Bạn có thể tạo từ đầu hoặc sử dụng mẫu có sẵn. Quan trọng là phải nhập người nhận trước để sử dụng các trường thích hợp trong quá trình tạo tài liệu.
    • Tham khảo thêm hướng dẫn viết một lá thư trang trọng.
    • Tham khảo thêm hướng dẫn viết email hiệu quả.
  2. 2
    Nhấp chuột vào "Greeting Line" (Câu chào) để tự tạo câu chào. Bạn có thể sử dụng cửa sổ xem trước để xem từng bản sao trong Mail Merge.
  3. 3
    Nhấp chuột vào trường "Insert Merge Field" (Thêm trường hợp nhất) và chọn trường muốn chèn tài liệu. Các trường này sẽ được thay thế bằng dữ liệu của người nhận khi tạo tài liệu.
    • Ví dụ, nếu muốn tài liệu hiển thị tên và họ cửa người dùng, bạn chọn "First" (Đầu tiên), nhấn phím Space, sau đó nhấp chuột vào "Insert Merge Field" một lần nữa và chọn "Last" (Cuối cùng).
    • Ví dụ khác, bạn có thể dùng nút "Address Block" (Địa chỉ) để tạo phong bì có in địa chỉ người nhận trên đó. Nhập địa chỉ của bạn vào phần địa chỉ người gửi trong mẫu phong bì, sau đó nhấp chuột vào "Address Block" trong khu vực người nhận của mẫu phong bì.
    • Bạn có thể chọn bất kỳ trường nào chứa thông tin người nhận. Đảm bảo áp dụng với toàn bộ người nhận trong danh sách vì trường trống hiển thị rất rõ ràng khi đọc tài liệu.
  4. 4
    Nhấp chuột vào nút "Highlight Merge Fields" (Tô đậm trường hợp nhất) để làm nổi bật phần vừa chèn vào. Thao tác này giúp bạn dễ dàng quan sát sự thay đổi khi chỉnh sửa các trường.
  5. 5
    Nhấp chuột vào nút "Preview Results" (Xem trước kết quả) để hiển thị sản phẩm cuối cùng. Màn hình sẽ hiển thị tài liệu Mail Merge sau khi đã điền đầy đủ thông tin người nhận.
    Quảng cáo

Phần 3 trong 3: Hoàn thành Mail Merge

  1. 1
    Kiểm tra lỗi. Nhấp chuột vào "Check for errors" (Kiểm tra lỗi) để Word quét từng văn bản trong Mail Merge để đảm bao rằng tất cả thông tin người nhận được điền vào các trường đều có giá trị. Word sẽ báo cáo những thông tin vô giá trị để bạn sửa trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
  2. 2
    Hoàn thành quá trình gộp thư. Sau khi kiểm tra lỗi, bạn có thể hoàn tất quá trình gộp thư và tạo tài liệu cá nhân. Bạn có 3 tùy chọn khi nhấp chuột vào nút "Finish & Merge" (Hoàn thành & Gộp):[1]
    • "Edit Individual Documents" (Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhân) - Bạn có thể chọn danh mục để thực hiện thao tác này. Sau khi chọn, Word sẽ tạo tài liệu mới, mỗi danh mục là một trang mới. Bạn có thể xem và tự chỉnh sửa từng trang.
    • "Print Documents" (In Tài liệu) - Bạn có thể chọn danh mục muốn thực hiện thao tác này. Sau khi chọn, Word sẽ gửi tài liệu tới máy in và in từng tài liệu cá nhân.
    • "Email Documents" (Tài liệu Email) - Bạn có thể xác định dòng Subject (Chủ đề) và chọn Field (Trường) chứa địa chỉ email của người nhận. Bạn có thể gửi nhiều email bằng Outlook. Lưu ý email sẽ được gửi đi luôn nên trước đó nhớ kiểm tra lại!
    Quảng cáo

Về bài wikiHow này

Đồng tác giả:
Biên tập viên wikiHow
Bài viết này có đồng tác giả là đội ngũ biên tập viên và các nhà nghiên cứu đã qua đào tạo, những người xác nhận tính chính xác và toàn diện của bài viết.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Không
Quảng cáo